İş sürekliliği kavramının artık günümüzde çok daha fazla konuşulmaya başlanması açıkçası çok da sürpriz değil. Pandemi sürecinin getirdiği değişikliklerin, firmaların iş yapış şekillerini nasıl değiştirmeye başladığını hep beraber gözlemlemekteyiz. Bu olay dışında, özellikle ülkemiz gibi her 10 senede bir ekonomik, siyasal ya da doğal olaylar neticesinde yüz yüze kalınan kriz durumlarını yönetebilmek oldukça kritik. Bunu sağlamak için de tepki hızını yükseltmeli, stratejik ve taktiksel iş becerisini geliştirmeliyiz.

Sürekliliğin iyi yönetilmesi, tüm paydaşlar tarafından içselleştirilmesi ile doğru orantılıdır. Peki, nereden başlamalı? Öncelikle firma içindeki süreçlerin, faaliyetlerin, ürünlerin kritiklik derecelerinin çıkartılması yani önceliklendirilmesi gerekecektir. Literatürde İş Etki Analizi denilen bu kavram içinde kritiklik derecelendirmelerini çıkartırken kabul edilebilir kesinti süreleri ve kabul edilebilir veri kayıpları ne kadardır sorularına cevaplar aranmalıdır. (Recovery Point Object ve Recovery Time Object – RPO ve RTO). Akılda kalması için bir örnek ile açıklayalım. Bir felaket senaryosunun ardından, ilgili sürecin tekrar hizmet vermeye başlaması ve kullanılan kaynakların kurtarılma süresidir RTO. Bir nevi yedekten geri dönüş süresi olarak düşünebiliriz. RPO ise son yedek alma tarihi ile planlanan yedek alma tarihi arasındaki zaman dilimidir. İki günde bir yedek aldığınız durum için RPO 48 saattir diyebiliriz. İş Etki Analizinden çıkan değerler bize en değerli ve en kritik süreçlerimiz, faaliyetlerimiz neler bunun cevabını verecektir. Bu çalışmanın paralelinde bizim bağımlılıklarımız neler sorusuna da cevap bulunmalıdır. Kriz anında yaşadığımız kesintiler neticesinde süreçlerimizi tekrar ayağa kaldırmak için hangi paydaşlar ile iletişime geçmeliyiz ve hangi kaynaklara ihtiyacımız var. Bu bilgileri raporlamak ve belgelemek farkındalık açısından önemlidir. Bu bilgilerin tamamlanmasının ardından sürekliliğinin en önemli ayaklarından biri olan Risk Analizi kısmı başlaması gerekir. Bunu iş etki analizinden sonra yapılmasının amacı hem kapsamı daha net belirlemek hem de kritikliği yüksek olan süreçlere odaklanmaktır. Kritikliği yüksek olan süreçler üzerinde ne tür risklerimiz var bu bağlamda hangi tehditler olasıdır, mevcutta bir önlemim var mı gibi soruların ardından bu işin olma olasılığı nedir, şiddeti ne olur gibi soruların ardından bir risk skoru bulunur. İş etki analizinde olduğu gibi risklerimizi de böylelikle önem derecesine göre sıralamış bulunuruz.

İş Etki Analizi ve Risk Analizi İş sürekliliğinin temel 2 unsurudur. Bu kurguların tamamlanması, işin çoğunu yönettiğiniz anlamına gelir açıkçası. Bu çalışmalar, stratejilerin oluşturulması plan ve prosedürlerin yazılması gibi (Acil durum yönetim planı, kriz yönetimi vs.) işin daha çok belgelendirmeye dökülmesi ile devam edecektir. Tabi bu yazılan felaket senaryolarının belli periyotlarla tatbikatının yapılıp eğitiminin verilmesi de kurum karakterinin bu yönde oturması için ihtiyaçtır.

Şartların değişimine ayak uyduramadığımız, öngörülemeyen birçok tehdidin mevcut olduğu günümüz dünyasında firmalar olarak her türlü felaket ve istenmeyen duruma hazırlık için iş sürekliliğini kurum kültürü haline getirmek, bizi kaçınılmaz sonlardan kurtaracak en önemli yönetim sistemi gibi duruyor. Bizim de bu aşamada Kod İzi olarak her zaman yakından takip ettiğimiz yönetim sistemi gelişmelerinin elektronik ortamda yönetilmesi hususunda çalışmalarımız devam ediyor.

Bu soruyu direkt olarak sorduğumuzda ne farkı var diyenler olacaktır. Sektörde bu iki kavram üzerinden giden, satışları bu şekilde yöneten çok sayıda firma var. Bu iki kavramın içe içe kullanımı hem müşterinin kurumsal tabiri hem de sektördeki yazılım firmalarının sahip olduğu ürünlerinin satışı esnasında yarattığı algıdan kaynaklandığını düşünüyoruz.

Bu kavram farklılığını detaylı açmadan önce genel bir tanım yapmak gerekirse, iş akışları kişilerin, pozisyonların yapacağı görev ve sorumluluklara odaklansa da, süreç yönetimi daha kapsamlı bir şekilde kurumun stratejisi, misyon ve vizyonu ile örtüşen tanımlamalara odaklanır. Elbette bu iki tanımın birbiri ile örtüştüğü yerler de doğal olarak var. Sonuç olarak süreçleri irdeleyip, detaya indiğinizde iş akışları karşınıza çıkar.

Süreç ve iş akışı tanımlarının daha iyi anlaşılması için bir örnek vermeye çalışalım. “Yeni Ürün Devreye Alma” konusunu nasıl ele almalıyız. Baktığımız zaman bu form düzeyinde bir tanımlamadır. Talebin gelmesinden, satın almanın yapılması, alınan ürünün kalite kontrolü ve üretimi şeklinde her birimin kendi işini yapıp akışını devam ettirdiği yani süreci dinamik olarak çalıştırdığı bir akış olarak gözlemleyebilirsiniz.  Diğer yandan, bu örneğe Ürün Geliştirme olarak baktığınızda, tanım içerisinde;

• Girdiler- Çıktılar
• Kullanılan kaynaklar
• Riskler
• Yetkinlikler
• Paydaşlar
• Dokümantasyonlar
• Göstergeler

işin içine girer ve uçtan uca bir kurumsal mimariyi çıkardığımız bir yapı meydana gelir. Yeni Ürün Devreye alma tanımı, Ürün Geliştirmenin bir parçası olarak, kağıtta yaptığımız işi otomasyona almak gibi bize bu düzeyde katma değer verir. Süreçler ise kurumun davranışlarını kurumun stratejileri ile uyumlu hale getirmek, katma değer yaratmayan, performansı düşük süreçleri belirleyip, kurumun verimliliği arttırmaya odaklanır.

Dijital Dönüşüm kavramı son zamanlarda en yoğun duyduğumuz mottolardan biri haline gelmeye başladı. Peki nedir bu Dijital Dönüşüm? Bazılarına göre, kâğıt üzerinde yapmış oldukları işleri elektronik ortamda takip etmek olarak algılanmaktadır. Ancak Dijital Dönüşüm aslında büyük bir felsefe ve değişime işaret ediyor. Aslında Dijital Dönüşüm; şirketlerin, markaların ve yapıların dijital çağa ayak uydurmak için dijital ve yeni teknolojiler kullanarak organizasyonel yapılarından başlayarak müşterilere ve ekosisteme değer katacak, iş süreçlerini geliştirecek ve tüm şirketin yetkinliklerini artıracak yeni iş yapış ve yeni düşünüş şekillerine geçiş sürecidir. Peki bu kadar büyük bir değişikliğin organizasyona yansıtılmasında en temel soru şu, nasıl?

Bir felsefenin hayata geçmesindeki en temel yolun basitlik olduğunu düşünüyorum. Dolayısıyla Basit başlayın, hemen başlayın! Bir ECM çözümü ile, Dijital stratejinizi oluştururken ve kaynakları güvenceye almakla meşgulken, yapılandırılmamış içeriğinizi dijital olarak dönüştürülmüş bir kuruluş tarafından kullanılmak üzere hazırlayan, kurumsal içerik yönetimi çözümü ile temel oluşturun. Yapılandırılmamış içerik, e-posta ve eklerden, Microsoft Office dosyalarına, videolara, CAD çizimlerine, faturalara, formlara, sözleşmelere, kurumsal videolara, AR-GE belgelerine, raporlara, çağrı merkezi kayıtlarına ve kayıtlı telefon görüşmelerine kadar her şeyi içerebilir. Bu varlıklar, ana sistemlerin (ERP, CRM vb.) yakalayamadığı kritik bilgileri içerir ve yine de günlük işlemler için kritik öneme sahiptir. Ek olarak, değerli bilgiler sağlayabilir ve daha doğru bir iş birliği, otomasyon, şeffaflık ve verimlilik sağlamak için paydaşlarla paylaşılabilir.

Özellikle Dijital Dönüşüm konusunda ciddi bir yapılandırma düşünen müşterilerimizin büyük bir çoğunluğu yapılandırılmamış bu verilerin nasıl yönetileceği konusunda bir stratejiye sahip olmaları gerektiğinin farkına varmaya başladılar. Dolayısıyla bu verilerin uçtan uca süreçlere, akıllandırılarak girmeleri ve bu girdilerden çıktılar üretilerek Dijital Dönüşüme katma değer sağlamanın gerekliliğine inanıyoruz. Yapılandırılmamış bu içeriği dönüştürerek analiz edilebilmesini sağlamak ve yeniden kullanılabilir hale getirmek için hemen bir ECM çözümü ile harekete geçerek basit bir başlangıç yapabilirsiniz.